10 советов по работе с электронной почтой, которые вам пригодятся

№

Совет

Почему это важно?

1

Проверяйте письма перед отправкой.

Исправляйте ошибки, опечатки и формулировки, которые могут показаться адресату неуместными. Мне встречались люди, которые принципиально не работали с теми, кто писал с ошибками (даже если они нанимали на работу не копирайтера).

2

Не используйте приветствие «Доброго времени суток». Лучше – «Здравствуйте».

В давние времена в интернете было популярным приветствовать друг друга фразой «Доброго времени суток», но сейчас многим людям она почему-то не нравится (про причины этого сказать ничего не могу). Поэтому в E-mail лучше использовать нейтральное «Здравствуйте».

3

Проверяйте, правильно ли набрано имя получателя?

Люди обижаются, если их называют другим именем или пишут его неправильно. В некоторых именах опечатки могут привести к серьезному конфликту. Поэтому будьте внимательны.

4

Проверяйте все вложения, особенно отчеты, счета и акты. В файлах не должно быть комментариев!

По ошибке можно приложить к письму не те файлы, что в лучшем случае закончится конфузом, а в худшем – серьезными объяснениями. Например, по ошибке можно отправить файл с рабочими пометками или комментариями, которые никому, кроме вас, не предназначались.

5

Сопроводите просьбы словом «пожалуйста».

Это слово лучше использовать, когда вы просите человека о чем-либо. Например, заполнить бриф или прислать информацию для текста.

6

Если вам нужна какая-либо информация, перечислите ее списком (1, 2, 3 и т.д.).

Это повышает шансы на то, что клиент предоставит все необходимые данные и ничего не забудет.

7

Не используйте шутки, неформальный стиль или смайлики в деловой переписке.

В отличие от живого общения, получатель электронного письма не видит вас и не может считывать жесты, мимику и другие невербальные сигналы, из-за чего шутки или смайлики могут воспринять не так, как вы рассчитывали.

8

Если вы хотите повысить шансы на ответ, закончите письмо вопросом.

В нашей культуре принято отвечать, если задают вопрос. Поэтому на электронные письма, которые заканчиваются вопросом, клиенты обычно реагируют быстрее.

9

Используйте настройку «Уведомлять о получении» и проверяйте отчеты о доставке.

Так вы будете уверены, что письмо дошло и в случае необходимости сможете доказать, что клиент его должен был получить.

10

Вводите адрес получателя в форму перед самой отправкой письма, когда все готово.

Нет ничего хуже, чем отправить неготовое и не проверенное, или недописанное сообщение. К сожалению, во многих почтовых сервисах есть сочетания кнопок, нажав которые, даже случайно, вы отправите письмо. Если адресат не задан, то сообщение не уйдет и вы сможете его дописать.