10 опасных ошибок при расчете бюджета проекта

Ошибки при расчете бюджета приводят к тому, что вы делаете больше, чем планировали. Получаете меньше, чем хотели. Теряете мотивацию. Проект начинает затягиваться, все недовольны. Давайте разберем типичные ошибки при расчете бюджета, чтобы их никогда не делать.

1. Называть бюджет без технического задания

Многие заказчики просят оценить задачу без предоставления информации по проекту. Например, спрашивают, сколько будет стоить сайт, лендинг, наполнение сайта контентом без конкретизации объема работ. Называть бюджет в таких условиях опасно, потому что вы не знаете, какую работу по факту будете выполнять.

Спросите клиента о наличии технического задания. При отсутствии такового можно сказать, что стоимость сайта, текста или другой интересующей клиента услуги начинается от Х рублей, но может стоить дороже в зависимости от объема работ, срочности заказа и других факторов. Таким образом вы не называете точный бюджет, но примерно ориентируете клиента по стоимости ваших услуг.

2. Называть фиксированный бюджет на нестандартный проект

Это касается проектов, в которых вы не уверены, что задача заказчика технически реализуема. Непонятно, позволят ли имеющиеся технологии создать проект в том виде, в котором нужно клиенту. В этом случае рассчитывать фиксированный бюджет нельзя. Нужно убеждать клиента работать по схеме оплаты за часы. При этом четко объяснить, что проект может не получиться (не найдется технического решения задачи).

По сути, клиент платит за исследование его проблемы, а не за гарантированное решение (его может не быть).

3. Не закладывать риски

Создайте систему коэффициентов, на которые вы будете увеличивать или уменьшать бюджет. Например:

• Если проект согласуют два и более человека – бюджет увеличивается в 1,5 раза.
• Если заказчик не ориентируется в предметной области и требуется его обучение – бюджет увеличивается в 1,2 раза.

• Коэффициент для постоянных клиентов – 0,8 (т.е. бюджет снижается).

Коэффициенты даны для примера. В процессе работы вы сделаете свою систему, за что будете поднимать или снижать бюджет. Она позволит вам закладывать риски и реже уходить в минус.

4. Работать без прибыли

Стандартный размер прибыли в услугах – 15-20% от бюджета. Если вам очень хочется получить проект, можете снизить прибыль до 10% от бюджета. Но никогда не работайте в ноль! Работа ради работы – это путь в никуда, потому что у вас не остается средств для развития собственного дела, инвестиций в свое образование, улучшение техники и т.д. Именно из прибыли вы сможете создать собственный сайт, который будет приносить клиентов. Пойти на платные курсы, которые повысят уровень ваших знаний.

Вы можете сказать, что фрилансер – это не компания. Он должен брать деньги только за работу и никакой прибыли у него быть не может. Это ошибка. Работа без прибыли означает, что вы в одном шаге от банкротства, вы не думаете о развитии. Рассматривайте себя как предприятие из одного человека.

5. Снижать бюджет без обоснования

Нельзя снижать бюджет просто потому, что клиент хочет получить скидку. Для заказчика снижение бюджета без сокращения объема работ означает, что ваш бюджет – раздутый (даже если это не так).

Поэтому любое снижение бюджета должно сопровождаться сокращением объема работ.

6. Не закладывать все расходы

Часто фрилансеры не задумываются о своих расходах. Они считают, что несут только расходы личного времени на выполнение проекта. Они вроде бы много работают, но мало зарабатывают. Потому что в их цены не заложены расходы:

• На амортизацию оборудования. В процессе работы вы изнашиваете компьютер, стол, кресло, колонки, гарнитуру, клавиатуру, мышку, принтер, лампу и лампочки, джинсы и многое другое. Вы будете смеяться, но в совокупности затраты на перечисленное «оборудование» могут составлять солидные для фрилансера суммы. Нужно закладывать расходы на технику в бюджет, и формировать из них резервы на апгрейд оборудования. Чтобы не бегать и не брать кредиты, если «внезапно» сломается ноутбук.
• На налоги. Рано или поздно вам придется оформить ИП. Поэтому налоги нужно заранее закладывать в бюджеты, даже если сейчас вы работаете без оформления. Когда придет время и вы оформите ИП, вам не придется повышать цены для заказчиков и терять клиентов. Поверьте, налоги – это серьезная статья расходов. Их нужно учитывать, даже если сейчас вы получаете от фриланса 3-5 тыс. руб. в месяц.
• На рекламу и продвижение. По моим оценкам, на платное продвижение нужно закладывать 3-5% от бюджета, если вы работаете по высоким расценкам, и до 10% бюджета – если работаете по низким расценкам. Если вы работаете только по «сарафану» и не управляете вашими продажами, то можете столкнуться с перебоями в работе или будете медленнее расти.
• На обучение. Ваша ценность как специалиста зависит от ценности ваших знаний. В бесплатном доступе много информации, но самые актуальные и ценные знания можно получить на конференциях, семинарах и хороших курсах. Если вы не учитесь, вы теряете свою квалификацию, а значит – доходы.
• На программное обеспечение. Стоимость платных программ и сервисов нужно закладывать в стоимость своего часа.

• Расходы на юристов, бухгалтеров, банки. Актуально для фрилансеров, работающих в качестве ИП. Стоимость составления договора у юриста составляет от 3 до 5 тыс. рублей. Консультации бухгалтеров тоже стоят денег. Обслуживание расчетного счета в банке не бесплатное. Эти расходы тоже нужно закладывать в стоимость часа.

7. Не включать стоимость консультаций

В стоимость проекта нужно включать:

• Стоимость собственно работы.
• Стоимость составления технического задания. Если вы делали его бесплатно до начала работы, не забудьте включить ТЗ в бюджет.
• Стоимость консультаций (не путать с ответами на письма клиента в рамках рабочего процесса).

• Стоимость правок, не связанных с исправлением допущенных исполнителем ошибок.

На практике 20-30% времени может уходить на общение с клиентом, консультации, обучение заказчика, мелкие правки. Если вы не заложите это время в бюджет, вы будете работать в минус. По факту потратите на проект 10 часов, а возьмете с клиента за 7-8 часов, а то и меньше.

8. Устраивать финансовый стриптиз

Есть клиенты, которые просят раскрыть размер прибыли, который вы заложили в бюджет. Какую сумму от бюджета вы направите подрядчикам, а какую возьмете себе и т.д. Это не нужно делать по следующим причинам:

• Клиент покупает решение своей проблемы. Ваша задача – объяснить, как вы будете решать проблему, сколько времени это займет и сколько денег потребует.
• Клиент может собрать несколько предложений (и на практике это сделает) и сравнить предлагаемые решения и бюджеты от разных компаний и фрилансеров. Он сможет убедиться, что ваши цены не завышены.

• Если ваши цены не завышены и разумны, то зачем клиенту размер вашей чистой прибыли? Вы же в свою очередь не спрашиваете у клиента, сколько он закладывает прибыли в свои услуги. Это может быть коммерческой тайной.

Если клиент настаивает на том, чтобы вы назвали размер прибыли, скажите, что он среднерыночный. Можете показать оценку проекта в часах и назвать стоимость своего часа. Показать статистику по стоимости часов в ИТ-отрасли (она есть на сайте tagline.ru). Этого достаточно, чтобы убедить клиента в разумности ваших цен.

9. Не советоваться с подрядчиками

Если вы будете привлекать к проекту субподрядчиков, уточните у них актуальные цены и наличие свободного времени. Например, вы делаете сайт и планируете заказать тексты копирайтеру.

Вы закладываете в бюджет тарифы, которые у этого копирайтера были полгода назад, не уточняя актуальные расценки. Когда дело доходит до работы, вы узнаете, что копирайтер поднял цены в 2 раза и завален заказами. Вы попали!

10. Считать крупный бюджет «большими мазками»

Чем больше проект, тем тщательнее нужно составлять смету и бюджет. Нельзя считать бюджет большого проекта быстро и на коленке по принципу «главное ввязаться в бой, а там что-нибудь придумаем».

Вы столкнетесь с множеством мелких проблем, правок, нестыковок в ТЗ, доработок. Важно найти и просчитать все работы, которые придется выполнять, все мелкие операции, потому что в сумме они потянут на серьезные затраты часов и денег.

Даже хорошо просчитанный бюджет будет отличаться от реального, который вы получите в процессе работы над проектом. Заложив 20% прибыли, на финише вы можете уйти «в ноль» и благодарить своего ИТ-ангела за то, что не ушли в минус.