10 способов закончить разговор по телефону и не обидеть собеседника

Иногда телефон звонит не вовремя. В этой статье я расскажу, как вежливо закончить разговор со знакомым, другом или клиентом, и не обидеть собеседника.

Что делать, если не вовремя позвонил клиент?

Никогда не сбрасывайте звонок клиента, ведь он может звонить по срочному делу. Также не стоит специально не брать трубку телефона, если вам не удобно разговаривать в данный момент. Существует как минимум четыре способа быстро завершить разговор с клиентом и при этом не обидеть человека.

Способ 1. Уважительная причина

Выслушайте суть проблемы клиента, и если ситуация не требует быстрого реагирования – объясните, по какой причине вы не можете разговаривать с клиентом прямо сейчас. Пообещайте перезвонить в определенное время. Причина должна быть уважительной в понимании заказчика.

Например, клиент звонит и просит обсудить по телефону макет сайта. Вы можете сказать: «Иван Иванович, прямо сейчас я не могу посмотреть макет, потому что нахожусь не у компьютера. Я буду на рабочем месте через 15 минут и сразу Вам перезвоню, хорошо?»

Уважительными причинами не могут быть звонки от других клиентов, поступающие параллельно. Если вы скажете клиенту, что не можете с ним разговаривать, потому что параллельно звонит другой клиент – вы тем самым принизите статус заказчика и обидите его. Если у вас действительно другой клиент на параллельном звонке, просто придумайте другую причину для звонящего клиента.

Важные советы:

• Заранее продумайте уважительные причины, по которым вы не можете говорить с заказчиком. Когда клиент реально позвонит, быстро придумать причину будет сложнее.
• Всегда перезванивайте клиентам в обещанное время, иначе вы обидите людей. Они подумают, что вы о них забыли.

Способ 2. «Мне нужно время для анализа ситуации»

Иногда клиенты звонят и пытаются выяснить, почему на проекте что-то идет не так или почему возникли какие-либо ошибки. Вы же не можете с ходу ответить, поскольку ситуация требует анализа. В этом случае можно сказать: «Иван Иванович, я понял суть описанной проблемы. Мне нужно время, чтобы проанализировать ситуацию и подготовить варианты решения. Давайте я сегодня посмотрю информацию по проекту и до 18:00 напишу вам на почту письмо с подробным анализом ситуации».

Способ 3. «Некуда записать»

Есть клиенты, которые пытаются продиктовать список правок или иную информацию по телефону. Никогда нельзя принимать правки по телефону, поскольку клиент может забыть, что просил сделать, и сказать, что он на самом деле такое не говорил.

В этой ситуации можно сказать: «Иван Иванович, я сейчас нахожусь не на рабочем месте, и у меня нет возможности записать правки, нет ручки и бумаги. Вы бы могли прислать список правок на мою электронную почту?» Обычно клиенты идут навстречу и присылают список правок на почту.

Способ 4. «Переключение»

Работает не для всех ситуаций, но работает эффективно. Например, вы отправили клиенту макет или текст на согласование. И вдруг вам звонит данный заказчик, но совсем по другому вопросу. Вы внимательно его выслушиваете и говорите: «Иван Иванович, я понял суть проблемы. Скажите, пожалуйста, а вы получили мое письмо с таким-то макетом или текстом? Там есть пара важных вопросов, которые хотелось бы тоже обсудить». Если клиент говорит «нет», вы продолжаете: «Как хорошо, что вы позвонили. Давайте я прямо сейчас продублирую макет / текст на вашу почту, вы их посмотрите, а через 30 минут позвоню и мы обсудим сразу оба вопроса, чтобы не тянуть их?» Как правило, клиент соглашается, и у вас есть минимум 30 минут для решения других задач.

Не забудьте продублировать заказчику то, что обещали!

Что делать, если не вовремя позвонил знакомый или друг?

Как правило, друзья и знакомые более лояльны к вам, и достаточно простых причин, по которым вы не можете продолжать разговор.

Способ 5. Чав-чав-чав

Когда вы работаете, держите на столе конфету, бутерброд или что-то съестное. Если поступает звонок от знакомого, но вы не можете долго разговаривать, берите еду в рот и начинайте жевать. Затем отвечайте (с конфетой во рту): «Привет! Чав-чав-чав. Слушай, я сейчас ем, с полным ртом. Чав-чав-чав. Можешь перезвонить мне минут через 15? Чав-чав-чав. Спасибо!»

Только не подавитесь во время разговора :-)

Способ 6. Мне нужно срочно идти

Если вам звонит знакомый, но вы не можете разговаривать прямо сейчас, скажите, что вам нужно срочно идти на курсы, в институт, к врачу и т.д. Вежливо попросите быстро изложить суть звонка, и если ничего срочного нет, просите перезвонить в удобное вам время.

Способ 7. «Я на совещании»

Вы можете сказать, что сейчас у вас начнется совещание или должен позвонить клиент по Скайпу, или еще что-то запланировано по работе. Поэтому вы не можете разговаривать прямо сейчас, но будете готовы обсудить проблему друга или знакомого в другое время.

Способ 8. Мне рано вставать на работу

Есть друзья, которые любят звонить поздно вечером. Если у вас есть именно такой друг, вы можете с ним поговорить. Если беседа затягивается, и продолжать ее вы не можете, скажите, что вам завтра рано вставать на работу. Вы бы рады продолжить общение, но никак не можете. Друг поймет, и разговор закончится.

Способ 9. Жду срочного звонка

Скажите, что ждете срочного звонка, который никак не можете пропустить. Поэтому если друг звонит по срочному делу, попросите его кратко изложить суть. Если же дело не срочное, а обычно так бывает, то друг быстро закончит разговор.

Способ 10. Сослаться на самочувствие

Вы вполне можете сказать знакомому или другу, что не очень хорошо себя чувствуете, особенно если это действительно так. Вряд ли друг будет настаивать на продолжении общения, если вы устали или не очень хорошо себя чувствуете. Скорее всего, телефонный разговор закончится быстро.

Резюме

Мы разобрали 10 способов, как закончить телефонный разговор и не обидеть собеседника. Надеюсь, данная информация поможет вам регулировать поток звонков и не отвлекаться на общение, если вы заняты важными делами либо не можете разговаривать прямо сейчас. Пишите в комментариях, какими способами вы пользуетесь, чтобы быстрее завершить телефонный разговор!

Полезные статьи по теме:

• Пять ошибок, связанных с переговорами по телефону

• Как правильно разговаривать с клиентами по телефону?