Как планировать рабочий день, чтобы все успеть?

За рабочий день можно закрыть десятки задач, а можно – всего пару дел.

В статье мы опишем систему, которая позволит фрилансерам успевать больше, а уставать – меньше. И делать все вовремя :)

Если Вы работаете в офисе – то с небольшими правками система тоже Вам подойдет.

Утро

Важно быстро настроиться на работу. Поэтому идем в душ на 10 минут, затем – завтракаем и пьем ароматный кофе или чай. После – небольшая разминка, можно проехать пару километров на велотренажере. Все, можно включать компьютер и приступать к работе, ну или ехать на работу в офис, если Вы не работаете дома.

Начало рабочего дня

1. Первым делом – проверяем почту. Необходимо ответить текущим клиентам по проектам, затем – новым клиентам. Даже если Вы не готовы сразу отправить коммерческие предложения на заявки или объявить стоимость работы – просто напишите клиентам, что письмо получили, в течение дня сделаете расчет.

2. Планируем рабочий день. Для этого выписываем список дел на день, рядом с каждой задачей – ставим примерное время на выполнение. Сортируем список по мере важности дел – вначале срочные и важные, потом менее срочные, но важные… и до несрочных и не важных. Вы можете понять, что какие-то дела физически не успеете сделать – тогда несрочные и неважные можно перенести на следующий день. Для планирования хорошо подходят CRM-системы.

Выполнение срочных задач

Чтобы рабочий день прошел эффективно, необходимо выполнить срочные дела в первую очередь. Для меня к числу срочных относятся:

1. Задачи по проектам с близким дедлайном (сроком сдачи);
2. Выполнение срочных поручений клиентов или менеджеров;
3. Подготовка коммерческих предложений для клиентов;

4. Подготовка документов (договора, счета, акты) и отправка их клиентам.

Клиентам важна оперативная связь с исполнителем, поэтому желательно не заставлять клиентов ждать от Вас ответов на письма, расчеты по ценам, срокам, документы и т.д. Как правило, выполнение срочных дел заканчивается во второй половине дня, уже после обеда. До конца рабочего дня остается пара-тройка часов для несрочных задач.

В процессе выполнения задач я проверяю электронную почту каждые 2-3 часа. Это позволяет, с одной стороны, оперативно отвечать на письма, с другой – не сильно отвлекаться на чтение емейлов.

Выполнение не срочных задач

Во второй половине дня можно заняться несрочными делами. Например, подготовить статью для Kadrof.ru :) К числу несрочных дел можно отнести:

1. Задачи с нескорыми сроками сдачи;
2. Работу над своими проектами;
3. Проверку и планирование собственных рекламных кампаний (например, принять решение о покупке контекстной рекламы для продвижения своих услуг и тому подобное);
4. Обновление портфолио на биржах фриланса;

5. Пообщаться с коллегами.

Полчаса – на образование

В конце рабочего дня обязательно смотрю профильные сайты и форумы на предмет интересной информации, статьей на профессиональные темы. Это позволяет постоянно быть в тренде и освежать свои знания. В это время можно почитать книгу, посмотреть вебинар и т.д.

Вечер

После рабочего дня – обязательно прогулка. Нужно освежить голову, чтобы следующий рабочий день прошел так же эффективно.

Спасть стараюсь ложиться до 24:00, так лучше восстанавливаются силы. Проверьте – действительно работает.