Как правильно написать коммерческое предложение?

Подготовка коммерческого предложения включает три этапа: постановку задачи и сбор информации, написание текста и оформление КП. Давайте подробно рассмотрим все этапы и разберемся, как правильно написать коммерческое предложение.

1. Постановка задачи и сбор информации

Коммерческое предложение (КП) – это документ, который содержит информацию о предлагаемой сделке (продаже товаров или услуг), описание ее выгод для покупателя или партнера. Прежде, чем писать коммерческое предложение, необходимо определиться с нужным видом документа и его задачами:

1. Общее (неперсонифицированное) коммерческое предложение – содержит общую информацию о товаре или услуге, выгодах покупателя. Рассылается широкому кругу потенциальных клиентов. Может выкладываться на сайте. Задача такого документа – вызвать интерес к продукту и стимулировать потенциального клиента обратиться в компанию, где менеджер по продажам закроет сделку.

2. Индивидуальное (персонифицированное) коммерческое предложение - содержит информацию для конкретного лица. Составляется по определенному шаблону или пишется «с нуля» под каждого клиента. Задача такого предложения – «дожать» определенного заказчика до сделки. Оно может содержать информацию о персональных ценах, скидках, сроках поставок, иных индивидуальных условиях работы, которые Вы готовы предложить конкретному клиенту.

Помимо вида КП, необходимо собрать следующую информацию:

1. Описание получателей предложения (целевой аудитории). От этого зависит стиль, формулировки в тексте, оформление. Молодежной аудитории не понравится строгий стиль, в то время как для государственной структуры он будет обязателен.
2. Описание процесса выбора товара потенциальным клиентом. Важно знать, как люди выбирают Ваш товар или услугу, что для них принципиально, как они принимают решение о покупке. От этого зависит, какие преимущества товара стоит добавить в коммерческое предложение. Например, если Вашим клиентам важна исключительно цена – стоит написать в КП информацию об акциях, скидках. Если им важны гарантии – необходимо написать о гарантийных условиях подробно. Разные люди выбирают разные товары по-разному.
3. Описание преимуществ товара или услуги, важных для целевой аудитории. Сильные стороны товара нужно подчеркивать.

4. Слабые стороны товара или услуги. Требуются для обработки в коммерческом предложении возможных возражений покупателей. Например, Вы не даете гарантию 3 года, как конкуренты. В коммерческом предложении можно написать: «Качество наших товаров подтверждено сертификатами и участием в выставках, а наши цены ниже на 20%. Гарантия на наши товары составляет 2 года». Таким образом Вы увели внимание потенциального клиента от слабой стороны предложения и сосредоточили внимание на сильных сторонах.

2. Написание коммерческого предложения, структура КП

В процессе написания коммерческого предложения автор:

• выбирает стиль текста,
• разрабатывает привлекательный заголовок,
• оттачивает формулировки,
• исключает возможность двоякого толкования каких-либо условий сделки,
• работает над подачей информации при помощи списков, таблиц, диаграмм.

Оптимальный объем коммерческого предложения – от 1 до 2 страниц. На первой странице находится рекламная информация, на второй могут содержаться описания товара, цены, сроки поставок и иные данные для конкретной сделки. В редких случаях коммерческое предложение может занимать более 2 страниц.

Необходимо адаптировать стандартную структуру для конкретных задач. Например, если Ваши клиенты не знакомы с товаром, стоит подробнее написать в коммерческом предложении о продукте, его назначении и пользе. Если клиенты в целом знакомы с продуктом, эту информацию необходимо изложить кратко (1-2 предложения).

Что нельзя писать в коммерческом предложении?

1. Нельзя использовать прилагательные превосходной степени (лучший, самый и подобные). Использование подобных прилагательных возможно только в случае, если у Вас имеются доказательства, что Ваш товар лучший.
2. Исключается сравнение с конкурентами, если результаты тестов Вы не можете подтвердить независимыми исследованиями (иначе конкуренты могут обратиться в суд). В крайнем случае можно сравнить параметры товара с неким «средним предложением на рынке» без указания конкретных производителей, марок.

3. Если Ваши цены постоянно меняются, обязательно укажите в коммерческом предложении, что цены и иные условия носят информационный характер и коммерческое предложение не является офертой. Учтите, что подобные формулировки возможны только в общих коммерческих предложениях. В персонифицированных необходимо указывать точные цены, сроки поставок и иные параметры. Однако нужно оговаривать, до какого срока действует предложение. Например: «указанные цены в коммерческом предложении действуют до 10.08.2016 года».

3. Оформление коммерческого предложения

Когда Вы написали коммерческое предложение, его необходимо правильно оформить. Следуйте данным правилам:

1. Оформляйте коммерческое предложение на фирменном бланке.
2. Заголовки должны набираться более крупным шрифтом, чем основной текст.
3. Важную информацию стоит выделить жирным шрифтом (не переборщите) или фоном.
4. Перечисления оформляются списком – нумерованным или не нумерованным.
5. Добавление фотографий в коммерческое предложение оживляет текст. Все фотографии должны быть подписаны.
6. Если Вы используете в тексте диаграммы, позаботьтесь, чтобы данные на диаграммах хорошо читались.
7. Проверьте, что коммерческое предложение приемлемо выглядит при распечатывании на ч/б принтере. Все данные читаются, фотографии выглядят привлекательно.
8. При продаже digital-услуг рекомендуется сделать ссылки на кейсы с описанием результатов Вашей работы.

9. Контакты менеджера или специалиста, ответственного за общение с клиентом, выделены и хорошо заметны. В тексте указаны рабочие часы, в которые представитель компании гарантированно ответит клиенту.

Чек-лист для проверки КП

1. Проверьте, что коммерческое предложение мало «весит» (оптимально до 300-500Кб, в крайнем случае – до 1Мб). Ваше предложение могут скачивать клиенты, у которых медленный Интернет либо дорогой канал (мобильный интернет).
2. Проверьте, что КП красиво выглядит как на экране компьютера, так и в распечатанном виде. Заголовок выделяется, текст читается без усилий, междустрочный интервал оптимальный, выравнивание текста – по левому краю.
3. Проверьте, что объем документа составляет 1-2 страницы. Оптимально – 1 страница, поскольку длинные тексты читают неохотно.
4. В коммерческом предложении предусмотрено место для добавления контактов менеджера, ответственного за общение с заказчиком (если КП неперсонифицированное и будет использоваться несколькими сотрудниками для отправки разным клиентам).
5. Документ оформлен на фирменном бланке.
6. В тексте нет фактических ошибок, цены и иные условия указаны верно, подписи к фотографиям отражают то, что изображено на снимках.

7. В тексте имеются списки, таблицы, иные элементы для упрощения восприятия информации.

Где можно заказать написание коммерческого предложения?

Если у Вас нет времени на составление КП, поручить его создание можно копирайтерам. Данные специалисты занимаются подготовкой рекламных текстов, к числу которых относятся КП. Желательно выбирать копирайтеров с опытом в области подготовки КП, поскольку данный жанр текстов имеет свои особенности.

Хорошо, если специалист будет разбираться в Вашей сфере - это поможет ему составить более эффективное предложение.