Как организовать удаленную работу сотрудников?

Многие работодатели считают, что сотрудники эффективно работают исключительно в офисе. На практике организовать продуктивную работу можно и удаленно. Все больше компаний, в том числе крупных, это делают.

Мы расскажем, какие техники и приемы они используют, чтобы организовать удаленную работу сотрудников. Как управляют, контролируют и мотивируют персонал на расстоянии.

Содержание статьи:

• Общие принципы организации удаленной работы сотрудников
• Полезный софт, инструменты и сервисы
• Как управлять, ставить задачи и осуществлять контроль удаленных сотрудников?
• Как мотивировать удаленных работников?
• Как адаптировать персонал к удаленной работе?
• Как обеспечить безопасность информации?

• Советы по управлению удаленной командой

Общие принципы организации удаленной работы

Для эффективной работы сотрудников из дома необходимо создать систему со следующими элементами:

1. Каналы связи. Они должны быть едиными для всех сотрудников. Важно объяснить, почему не нужно использовать разные виды связи (это создает путаницу).
2. Запасные каналы экстренной связи. Обычно это телефон связного, о роли которого расскажем отдельно.
3. Виртуальный планинг и доска объявлений. Есть много сервисов, о которых мы расскажем ниже, позволяющих быстро и бесплатно их завести.
4. Оперативный способ обмена файлами.
5. Хранилище неактуальной информации (на случай, если она потребуется).

6. Выделить человека-связного.

Для выбора основных каналов связи желательно помнить о «правиле одной кнопки». Плохо, когда сотруднику нужно то передать информацию по почте, то хвататься за телефон, а то набирать сообщения в мессенджере. Желательно найти канал связи, который не потребует разных гаджетов. Например, старый добрый Skype обеспечивает и чат, и звонки, и групповую связь.

Обычно, чтобы организовать удаленную работу сотрудников, достаточно трех каналов связи:

• Общий чат.
• Горизонтальная связь между сотрудниками (корпоративная почта и мессенджер с группами работающих по одному проекту).

• Линия контакта со связным.

Если сотрудников много, то в общем чате сообщения будут слишком быстро «убегать», а чтобы найти нужное – потребуется время. Сотрудникам придется пролистывать море ненужной информации. Поэтому в общем чате нужно выкладывать сообщения, касающиеся абсолютно всех. Дополнительно желательно иметь канал неформального общения.

Важно! Чтобы организовать удаленную работу сотрудников, объясните им, как правильно общаться онлайн:

• Все письма должны иметь тему. Если ведется работа по разным проектам, в начале темы можно указывать название проекта, URL сайта и т.д. Это позволяет структурировать переписку.
• Каждый документ должен храниться минимум в двух местах, доступ к которым можно осуществлять с разных гаджетов. Допустим, эскиз сразу сохраняется в общем хранилище на ГуглДиске и в личном архиве в облаке. Это исключает ситуацию, когда в случае поломки компьютера удаленного сотрудника важный документ пропадет.
• Важное правило организации удаленной работы сотрудников! Все договоренности, достигнутые в разговоре или переписке, сразу фиксируются в виртуальном планинге. Если договоренности не зафиксированы, значит, их не было. При разборе спорных вопросов они не учитываются.
• При необходимости получить помощь или решить непредвиденный вопрос сотрудник обращается только к связному, не отвлекая коллег от работы.
• Все пароли и логины должны быть собраны в один файл и храниться в трех видах: на компьютере сотрудника, на бумаге и у связного. Данная информация должна быть надежно защищена.

• Виртуальный планинг и доску объявлений желательно сделать максимально яркой и наглядной. В небольшой команде она может быть одной на всех. В других случаях – по группам, работающим над определенными проектами. Конечно, сотрудник личный план ведет так, как ему удобно – хоть в голове, хоть на клочке бумаги. Но общий план позволяет не только синхронизироваться, но и наглядно видеть движение в компании, общую работу, фиксировать задачи и достижения.

Какую роль играет связной в команде удаленных сотрудников?

Связной – это сотрудник, на которого возложены задачи обеспечения коммуникаций и взаимодействий. Он подобен менеджеру проекта в реальном офисе – помогает контролировать удаленных сотрудников. Руководителю лучше не брать на себя задачи связного – увязнете в текучке.

В маленьких командах иногда связной нужен только в первые недели при организации удаленной работы сотрудников. Потом налаженная система работает сама. Но часто этот человек определен на постоянной основе. Не обязательно, чтобы он выполнял только коммуникативную функцию. Это может быть лишь одной из его обязанностей.

При выборе связного стоит ориентироваться не на должность, а на склад личности. Он должен испытывать удовольствие от общения, быть позитивным, дружелюбным, оперативным, испытывать желание помогать. На практике доводилось видеть компании, где связными были и бухгалтера, и айтишники, и редакторы.

Как организовать обмен информацией между удаленщиками?

• В хранилище данных стоит задать систему: дерево папок с названиями. Принцип организации может быть по типам документов, проектам, сотрудникам. Также можно дублировать документы по двум системам. Например, договор копируется в папку «Договора с контрагентами» и в папку «Контрагент «Ромашка».
• Стоит завести отдельную резервную папку с названием типа «Контролируемый хаос», куда сохранять все, не совпавшее с логикой дерева папок. Периодически данную папку необходимо проверять и дорабатывать структуру папок в основном хранилище.
• Важно определить четкие признаки, по которым документы из папок с оперативной информацией переносятся в хранилище неактуальной.
• Удаленные сотрудники должны иметь доступ только к тем данным, которые нужны им для работы. Если специалист должен только просматривать документ, у него не должно быть прав его редактировать или удалять. Правильная настройка прав поможет контролировать удаленных сотрудников.

• Хранить нужно все и всегда! Периодически для высвобождения пространства можно сжимать рабочую информацию или копировать ее на резервные носители. Регулярное создание бэкапов – золотое правило организации удаленной работы сотрудников, которое сбережет массу времени и нервов.

Какой софт, инструменты и сервисы нужны для удаленной работы?

Есть множество специализированного ПО для виртуальных команд. В этой части статьи мы расскажем, как организовать работу удаленных сотрудников из дома, коворкинга или другого места при помощи софта.

1. Отлично зарекомендовали себя системы CRM. Они позволяют не только управлять взаимоотношениями с клиентами, но и ставить задачи, контролировать их выполнение и вести проекты. Одними из лучших разработок считаются CRM-система Мегаплан, Простой Бизнес, Битрикс24, Яндекс.Коннект. Последние две имеют бесплатные версии. Посмотрите обзор бесплатных и платных CRM-программ.
2. Чтобы контролировать удаленных сотрудников, можно использовать программы для совместной работы. Многие команды, работающие удаленно, для постановки и контроля задач используют доски на бесплатном сервисе Трелло.
3. Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют удаленно обмениваться документами, заключать договора, принимать на работу удаленных сотрудников, значительно сократить расходы на печать и обмен бумажными документами. Для электронного обмена документами можно использовать Диадок.
4. Для организации ЭДО потребуется электронная подпись, оформить которую можно в компании Контур.
5. Организовать удаленную работу сотрудников помогут программы для созвона и конференцсвязи. Для этого подойдет Skype. Он позволяет не только созваниваться, но и посылать документы, обмениваться изображениями, проводить аудио-видео конференции. Альтернативой может стать Zoom.
6. В почтовых сервисах есть встроенные планинги (календари), планировщики задач, некоторый объем бесплатного облачного хранения. Если сделать общий доступ в одну из почт, то мы получим яркий и наглядный планинг, файлообменник и доску объявлений для компании.
7. Комплекс средств Google – Документы, Драйв (хранилище), Таблицы и Презентации – может полностью покрыть потребность в удаленных каналах обмена файлами и архива. Аналогичные программы для организации удаленной работы сотрудников есть в компании Яндекс.
8. Даже социальные сети можно использовать для дела в малом бизнесе. Например, закрытая группа в сети ВКонтакте может стать и доской объявлений, и файлообменником, и чатом.

9. Для удаленного доступа, помощи в наладке оборудования подойдет элементарный TeamViewer.

Также рекомендуем посмотреть обзор 116 сервисов и программ для организации удаленной работы сотрудников.

Как управлять, ставить задачи и осуществлять контроль удаленных сотрудников?

Постановка задач – альфа и омега управления сотрудниками вообще. При организации удаленной работы сотрудников значимость этого вопроса многократно увеличивается. В живом общении мы можем переспросить, подойти и посмотреть, что и как делает другой человек. В виртуальном пространстве мы опираемся только на письменный источник.

Задание должно быть коротким, конкретным и не допускать разных толкований. Помните: все, что может быть неправильно понято – будет неправильно понято!

Что рекомендуется сделать для эффективной работы и контроля удаленных сотрудников:

1. Различать общие правила и конкретное техзадание. Первые должны быть продуманы, оформлены памяткой, доведены до сведения сотрудников (во многих компаниях по ним даже проводят «зачет»). Дублировать их в каждом задании не нужно. Если что-то стало повторяться в задачах слишком часто – анализируем и выводим в общие правила.
2. Конкретные техзадания можно формулировать по принципу SMART. Лишние слова и обороты исключаются. На практике встречались с руководителем, который ввел правило 12 слов для задания.
3. Контролировать работу удаленных сотрудников эффективно с помощью системы «трех точек». При выдаче задачи определите три контрольные точки:
   • Обратная связь сразу после или через небольшой промежуток (все ли ясно по ТЗ, обеспечен ли сотрудник средствами выполнения, посильна ли задача).
   • Промежуточная обратная связь примерно на середине «дистанции». Важно проконтролировать, что работник правильно выполняет работу до того, как будет сделана большая часть задания.
   • Приемка готового результата. В случае ошибок – разбор и постановка задач на доработку.

4. Используйте шаблоны для типовых задач. Они полезны, когда нужно организовать удаленную работу сотрудников. Например, такие шаблоны реализованы в CRM-системе Мегаплан. Они позволяют экономить время менеджеров. Кроме того, в шаблонах отточены формулировки, имеются ссылки на инструкции и другие документы, поэтому задачи выполняются быстрее и с высоким качеством.

В 99% случаев все остальные телодвижения в сфере контроля удаленных сотрудников – от лукавого. Стремление бесконечно держать руку на пульсе, проверяя все и вся – проявление особой формы ОКР, «зуда контроля», свойственного многим руководителям. Если ваши подчиненные нуждаются в постоянных «пинках», значит, либо вы ошиблись при подборе, либо что-то не так в организации удаленной работы сотрудников. В остальных случаях адекватные профессионалы сами стремятся вовремя и качественно выполнить работу. При хороших коммуникациях о форс-мажорах и затруднениях они вас предупредят.

Минимизируйте совещания, проверки, попытки контролировать каждый чих удаленщиков. Ваш труд как руководителя имеет более ценное применение – стратегия развития, мотивация, аналитика и многое другое.

Как мотивировать удаленных сотрудников?

Так же, как и сотрудников в офисе. Для этого необходимо анализировать их потребности и привязывать результаты труда к их удовлетворению.

Особенностью удаленки является то, что сотрудники нуждаются в большем объеме обратной связи и поддержанию командного духа. В офисе мы многое считываем по невербальным сигналам: горящие глаза шефа при обсуждении нового проекта, восхищение коллег, строгий взгляд главбуха… При работе удаленно нужно все это перевести в слова (в крайнем случае – в эмодзи) и дать больший объем регулярной обратной связи.

Продумывая, как организовать удаленную работу сотрудников, важно уделить внимание способам поддержания командного духа.

Корпоративный дух стоит на трех китах:

• Ритуалы.
• Послания в духе «мы все в одной лодке».

• Связь в формате «мы тебя видим, ты нам нравишься».

Старайтесь чаще хвалить сотрудников, если на то имеются основания. Для повышения мотивации удаленных сотрудников привязывайте размер оплаты труда к количеству выполненных задач и их сложности. Например, в CRM-системах есть возможность указывать в каждой задаче сумму, которую получит сотрудник за ее выполнение. Можно давать бонусы, если закрыты задачи сверх плана.

Для многих людей хорошая мотивация – это возможность достойно зарабатывать, выполняя полезные и нужные задачи. Если грамотно организовать удаленную работу, сотрудники могут трудиться даже продуктивнее и зарабатывать больше, чем в офисе.

Как адаптировать персонал к удаленной работе?

1. Не переводите сразу всех, сделайте «исход из офиса» поэтапным. Посмотрите статью, как перевести сотрудников на удаленную работу. В ней содержатся советы, как организовать данный процесс.
2. Вручите каждому памятку (каналы связи, связной, графики работы сотрудников, пароли и логины, способы получения задания и отправки результатов).
3. Обеспечьте сотрудников средствами для работы (ноутбук, гарнитура и т.п.).
4. Первое время не злоупотребляйте видеосвязью. Все же дом – это личное, сотрудники могут быть смущены пробегающим котом или отсутствием ремонта в съемной квартире. Позже все привыкнут и перестанут обращать внимание.
5. Дайте несколько часов или день для организации нового рабочего места.

6. Обяжите сотрудников иметь реальное фото на аватарках. Это помогает поддерживать личный контакт и командный дух.

Как обеспечить безопасность данных при удаленной работе?

С точки зрения закона – подпишите с работниками договора об ответственности за сохранение конфиденциальной информации. ТК РФ позволяет сделать это. Посмотрите статью, как принять сотрудника на дистанционную работу.

Для обеспечения технической стороны идеальны специальные ноутбуки с контролем отпечатков пальцев и VPN-сеть. Но задайте себе вопрос – вы действительно храните тайны мирового масштаба?

В большинстве случаев решить проблему помогает грамотная настройка прав доступа. Сотрудники должны получать только ту информацию, которая им необходима для выполнения своих функций. Поэтому внимательно следите за тем, кто и к какой информации имеет доступ.

Советы по управлению удаленной командой

• Конечно, далеко не все виды бизнеса могут «уйти в облако». Но удаленная работа – это не только тренд современности, но иногда и необходимость. Даже если ваша компания работает оффлайн, имеет смысл заранее прописать регламенты для перевода части процессов на удаленку и подготовить персонал к такому формату работы.
• Привязывайте оплату труда к результатам, производительности и качеству работы. Наиболее эффективный способ оплаты на удаленке – сдельный или сдельный + премии за особые заслуги.
• В идеальной ситуации каждый сотрудник должен иметь KPI, по которым оценивается его труд. Он должен знать эти показатели и иметь возможность в любой момент их посмотреть.
• Для организации удаленной работы важно приучить всех решать проблемы самостоятельно. Если сотрудник сталкивается с проблемой, то вначале пусть ищет ответ в корпоративных базах и только потом обращается к руководству. Иначе вы увязнете во множестве мелких вопросов.
• Создавайте корпоративные Wiki, энциклопедии, базы знаний, в которых работники смогут находить ответы на свои вопросы.
• Старайтесь быть в курсе бытовых условий сотрудников. Ведь когда они работают удаленно, любые домашние проблемы сказываются на них сильнее.
• По возможности устанавливайте для людей гибкий график, но требуйте жестко соблюдать дедлайны.

• Проводите корпоративные мероприятия онлайн: обучение, тренинги, вебинары. Это укрепляет командный дух.