Как все успевать и ничего не забывать?

В этой статье я поделюсь личной системой, которая позволяет мне все успевать делать и ничего не забывать. Она очень простая и универсальная: подходит для любого человека. Первые результаты от ее внедрения видны через несколько дней.

Система базируется на трех китах:

1. Приоритеты
2. Правильное планирование

3. Письменная фиксация всех дел

1. Приоритеты

• Определите самое важное для вас. Каждый день нам нужно делать десятки задач, но не все из них приближают нас к жизненным целям. Поэтому важно расставлять приоритеты. Например, для фрилансера могут быть приоритетны задачи, связанные с поиском новых клиентов и обслуживанием текущих. Для девушки, сидящей с ребенком в декрете – занятия с ребенком, плановые визиты в поликлинику и т.д.
• Определите, что вы можете откладывать на потом. Как правило, это не срочные и не важные задачи.

• Письменно зафиксируйте ваши приоритеты, чтобы вы могли всегда их посмотреть.

2. Правильное планирование

• Каждое утро я составляю список задач, которые нужно успеть сделать за день. Рабочие задачи я беру из CRM-системы, которой пользуюсь. Но также планировать рабочий день и вести учет дел можно в бесплатной программе в Excel. Как правило, список получается длинным и становится ясно, что сделать все дела не получиться. Это не страшно.
• Составив список дел на день, я ранжирую их по важности. В начало ставлю важные и срочные дела, которые соответствуют моим приоритетам. Затем – срочные не важные. В конце списка остаются неважные и несрочные задачи.
• Рядом с каждой задачей ставлю примерное время, необходимое для выполнения работы, и считаю общее время на все задачи, которые уже пронормировал. Как только набирается 6 часов, провожу черту. Выше черты находятся задачи, которые нужно успеть сделать за день. Ниже черты – задачи, которые успеть невозможно, соответственно, их придется перенести.
• Исключение – если много срочных и важных задач. Тогда придется поработать сверхурочно, чтобы все успеть сделать.
• Во время работы отмечаю в списке то, что уже готово. Если в течение дня появляются новые задачи, добавляю их в список в зависимости от приоритета.
• Все задачи, которые я не успел закрыть за день, переносятся в список на следующий день и соответственно снова ранжируются. Из них выбираются срочные и важные и т.д. по схеме.

• В пятницу вечером я просматриваю список незакрытых задач, которые накопились за рабочую неделю. Если какое-то дело переносится изо дня в день, возможно, его и не стоит делать. Если оно действительно не нужно, я его зачеркиваю и забываю об этой задаче.

3. Письменная фиксация дел

Система работает и вы ничего не забываете, если все задачи фиксируются в письменном виде. В блокноте или в файле Excel – это не важно. Главное, чтобы список задач всегда был под рукой и вы закрывали те дела, которые находятся вверху списка. Т.е. важные и срочные задачи, которые двигают вас вперед.

Данная система концентрирует ваше внимание на важном. Вы начинаете работать или заниматься домашними делами эффективнее, быстрее продвигаясь к достижению жизненных целей.

Систему можно адаптировать как к работе, так и к выполнению домашних дел, занятиям с детьми и т.д. В этом смысле она универсальна. Но советы работают только в случае, если вы следуете всем правилам из статьи.

Пользуясь рекомендациями, вы сможете все успевать и никогда ни о чем не забывать.

На что нужно обратить внимание?

1. Самое важное – правильно расставлять приоритеты. Тогда вы будете успевать делать действительно важные дела и не откладывать их на потом.
2. Не стоит перегружать себя. Например, попытки работать по 10-12 часов в сутки могут закончиться эмоциональным или профессиональным выгоранием. Планируйте делать столько, сколько реально можете (обычно на работе это загрузка на 6-8 часов в день).
3. Правильно нормируйте задачи. Например, если подготовка отчета занимает 1 час, не ставьте в план 45 минут. Попытка добавить в рабочий день больше задач, чем реально можно сделать, ни к чему хорошему не приведет (все равно не успеете).
4. Фиксируйте все задачи в одном месте. Например, в одном блокноте или в одном файле. Если писать задачи на разных листочках, рано или поздно что-то потеряете и забудете.

5. Обязательно переносите дела, оставшиеся с прошлого дня, на новый, чтобы задачи не терялись. Удалять дела можно только один раз в неделю – вечером в пятницу. Тогда вы решите, какие задачи делать не нужно, т.к. они потеряли актуальность или на самом деле не нужны.

Внедрив эту систему, вы станете все успевать и никогда и ничего не будете забывать. Также вы разгрузите свою голову от необходимости помнить обещания и дела, которые надо успеть выполнить.