Как построить компанию из удаленных сотрудников?

В студии Ratio все сотрудники, включая менеджеров, работают удаленно. Они не ходят в офис и могут выполнять свои задачи, находясь в любом городе или стране. Насколько эффективна такая система работы, и как построить компанию на принципах удаленной работы – мы решили узнать у генерального директора студии Ratio Максима Панфилова.

Максим, расскажите кратко о себе и своей компании: сколько человек у Вас работает, сколько из них работают удаленно, находятся удаленные сотрудники в том же городе или в разных городах? Сколько лет Вы практикуете найм удаленных сотрудников?

Вначале позвольте поблагодарить Вас за приглашение на интервью для Вашего ресурса.

В текущей конфигурации студия Ratio существует два года. До того момента, как команда сформировались, я занимался вебом как индивидуальный исполнитель: в университете был программистом, потом продюсировал отдельные интернет-проекты.

На данный момент в компании работает 15 человек, и мы – полностью распределённая команда. Изначально удалённо работали только разработчики и дизайнеры, а менеджерский состав приезжал в офис ежедневно, «как все нормальные люди». Но со временем мы поняли, что все процессы у нас всё равно построены «в облаке» и их можно оптимизировать, переведя всю компанию на удалёнку.

Сейчас у нас по-прежнему есть офис, но сотрудникам приходить в него необязательно. Он предназначен для встреч с клиентами, каких-то больших обсуждений, презентаций и иногда – для корпоративов ;) Так что можно сказать, что в компании абсолютно все сотрудники работают удалённо.

География нашей компании простирается на всю страну и даже шире: у нас работают специалисты из Москвы и МО, Санкт-Петербурга, Белгорода, Ростова-на-Дону, Перми, Барнаула и Челябинска, а недавно к нам присоединилась сотрудница из Таиланда.

Как Вы считаете, все ли позиции в компании могут занимать удаленные сотрудники, или есть должности, требующие присутствия в офисе?

Если речь идёт о нашей компании, то все или почти все позиции. Пока что основная проблема – это бумажный документооборот: договоры, акты, трудовые книжки и так далее, для них необходимо физическое присутствие. Одна из глобальных миссий Ratio – сделать электронный документооборот повсеместным и общепринятым.

Что же касается других областей, то в ближайшие лет 10 пока что на заводах и фабриках присутствие людей всё же будет обязательно. Но многие типично «городские» рабочие позиции, действительно, могут занимать частично или полностью удалённые сотрудники. Большая часть коммуникаций проходит с помощью гаджетов, а результатом работы являются цифровые объекты не только в области веб-разработки.

Многие компании беспокоятся, что найм удаленных сотрудников повышает риск утечек конфиденциальной информации. Какого мнения придерживаетесь Вы?

Риск таких утечек есть всегда. Очень редко даже средние и довольно крупные компании придерживаются строгих регламентов в отношении информационной безопасности. Я считаю, что основные риски конфиденциальности находятся в плоскости организации рабочих процессов, регламентов и юридических отношений. Мы, например, пользуемся единым защищённым облачным хранилищем для всех документов и файлов, со всеми клиентами и подрядчиками подписываем соглашения о неразглашении. Проводите тренинги и объясняйте сотрудникам азы информационной безопасности. Это лучше, чем бояться утечки информации и ограничивать себя в выборе профессионалов, работающих на удалёнке.

Как Вы считаете, кто работает эффективнее – офисный сотрудник или удаленный?

Я предпочитаю не использовать такую категоризацию. Вопрос об эффективности сотрудников относится к области управления личным временем, контроля качества и корпоративной культуре. При построении бизнес-процессов мы взяли за основу принципы ROWE (result oriented working environment) – то есть мы ориентируемся на результаты работы, а не на то, где и как она осуществляется.

Такой подход довольно радикально меняет точку зрения, например, на методы руководства. Когда нет необходимости постоянно «стоять над душой» у сотрудников, у них повышается внутренний уровень ответственности. Наша негласная договорённость в компании: свобода в обмен на ответственность.

Предположим, что компания решила перевести часть сотрудников на удаленный режим работы. Какие Вы бы дали советы, как необходимо изменить рабочие процессы, чтобы сотрудники на удаленке работали максимально эффективно?

Во-первых, как я уже говорил ранее, важно понимать, что не всякого сотрудника можно перевести на удалёнку. Это зависит и от занимаемой должности, и от психотипа человека. Некоторые просто в принципе не умеют организовывать свой рабочий процесс самостоятельно.

Чтобы это проверить, разрешите сотруднику пару дней в неделю работать вне офиса. Установите чёткие показатели, по которым будете оценивать его эффективность. Если целевые значения показателей будут достигнуты, можно дать ещё больше свободы – пусть он сам выбирает, когда приходить в офис, а когда нет.

У нас установлено ещё одно правило: помимо выполнения рабочих обязанностей и достижения показателей, нельзя подводить коллег и заказчиков. Если вы видите, что коллеги или клиенты начали жаловаться на сотрудника, работающего на удалёнке, это вполне явный знак, что такая организация работы ему не подходит.

Вы отмечали (на курсах в Нетологии – прим. редакции), что не работаете с фрилансерами и все сотрудники – даже удаленные – находятся у Вас в штате. Расскажите, пожалуйста, почему Вы не пользуетесь услугами фрилансеров?

К услугам фрилансеров мы, действительно, прибегаем очень редко. Это те исключительные случаи, когда компетенций нашей команды недостаточно для успешной реализации проекта. Стоит отметить, что к отбору исполнителя на сдельную работу мы относимся с такой же тщательностью, как и к найму сотрудника в штат. Мы обязательно проверяем человека в деле, смотрим, как с ним срабатывается команда, насколько он надёжен. И только после этого заключаем договор на выполнение работ. Такой подход снижает самый распространенный риск при работе с фрилансерами – что исполнитель пропадёт и успех проекта окажется под угрозой.

Расскажите, пожалуйста, как Вы ищете удаленных сотрудников, используете ли биржи удаленной работы или другие сервисы? Какие есть отличия в поиске удаленных сотрудников от поиска работников в офис?

Биржи фриланса используем редко. В основном – это классический hh.ru и brainstorage.ru. Мы принципиально не делаем различий между наймом людей в офис и на удалёнку – все они проходят одинаковые этапы отбора и испытательный срок. Как я уже говорил, вне зависимости от физического месторасположения сотрудника главный критерий оценки его работы – это поставляемый им результат.

Разрешаете ли Вы своим сотрудникам подрабатывать? Не секрет, что многие офисные сотрудники умудряются даже в рабочее время выполнять какую-нибудь «халтуру», взятую на фрилансе. Дома же с этим проще – проконтролировать наличие «внерабочих» проектов сложнее. Сталкиваетесь ли Вы с подобными проблемами?

Этот вопрос отпадает сам по себе, если, как я только что сказал, оценивать людей по их фактическому труду. Если ты поставляешь качественный результат, если клиенты и твои коллеги довольны, ты никого не подводишь и полностью выполняешь свои обязанности, тогда ты можешь заниматься абсолютно чем угодно. Если что, в нашей автоматизированной системе отчётности сразу видно, если в проекте кто-то филонит – это тут же становится предметом соответствующего разговора и проблема решается.

По большому счёту, все люди разные, у каждого своя жизненная ситуация, и меня как руководителя бизнеса в принципе не должно волновать то, чем занят сотрудник вне работы. Тем не менее, как человеку мне это важно, и я очень горжусь тем, что у нас в коллективе сложилась по-настоящему дружеская доверительная атмосфера.

Как Вы считаете, может ли удаленный работник эффективно работать при фиксированной оплате – или удаленному сотруднику нужно платить только сдельно, иначе снижается мотивация?

Мотивация исполнителя не зависит от того, насколько часто он оказывается в том или ином помещении и какую одежду носит. На разные категории людей разных профессий по-разному действует и материальная, и нематериальная мотивация. Искусство управленца – хорошо знать своих людей, своевременно давать им то, что для них действительно ценно, и взамен получать качественный труд.

Давайте представим, что мы перенеслись в 2055 год. Как Вы считаете, будет ли удаленная работа преобладать над офисной в 2055 году ? И не пора ли перестраивать офисные центры в коворкинг-центры?

Это слишком большой горизонт планирования. Все производственные и рабочие процессы самым радикальным образом изменятся уже в ближайшие 10 лет. Исчезнет огромное количество профессий и появится столько же новых. Уверен, что в этой перспективе вопрос нахождения в определённой точке пространства для успешного выполнения своих должностных обязанностей станет еще менее значимым, чем сейчас. А в 2055 году уже по полной будет работать искусственный интеллект, который решит за нас гораздо более фундаментальные вопросы бытия.

Спасибо Вам!