Как правильно делегировать полномочия?

Делегирование - это передача части полномочий, работы другим сотрудникам с целью освободить себя от рутины и получить время на выполнение более важных и ответственных дел. Давайте разберемся, как правильно поручать часть обязанностей другим людям, на примере фрилансеров.

Один в поле не воин. Рано или поздно любой фрилансер и предприниматель сталкивается с необходимостью нанимать людей, чтобы выполнять возросший поток заказов.
Если вовремя этого не сделать, в рабочих процессах начнутся сбои, что приведет к потере качества и остановит развитие дела. Какие полномочия можно делегировать и как это правильно сделать - рассмотрим в нашей статье.

В работе фрилансера, частного специалиста или начинающего бизнесмена есть несколько этапов.

1. Вы с восторгом берете все проекты, которые Вам предлагают. Вы готовы работать день и ночь, не ведая усталости и сна. Кажется, что энергии хватит на все возможные проекты, которые будут в Вашем ведении. О привлечении третьей стороны не может быть и речи. Вы ни с кем не будете делиться долгожданной работой.
2. Вы набрались опыта и Ваше портфолио впечатляет своими работами и реализованными проектами. Вы выбираете из предложений, торгуетесь. И даже (новички вздрогнули) можете отказаться от не устраивающей Вас работы. Вам хватает времени и сил контролировать проекты самостоятельно, не привлекая дополнительные рабочие руки.
3. Вы достигли того уровня, когда клиенты сами находят Вас. Объемы уже такие, что необходимо привлекать дополнительные силы и перекладывать на них нудную однообразную работу.

Когда нужно делегировать полномочия?

Ситуация, когда фрилансер готов отдать часть своих денег, наступает на определенном этапе. Здесь применимо "правило Парето": 20% затраченного времени приносит 80% заработанных денег. Поняв, что Ваше время расходуется на мелочи, отдайте мелкую работу коллегам.
Вы сможете освободить 80% своего времени на более важные задачи и в итоге сможете увеличить заработок в 2-3 раза.

Виды работ, которые нужно делегировать:

• Монотонная и простая. Необходимо выполнять одно и то же простое действие много раз. С подобной работой легко могут справиться даже новички. Например, к такой работе можно отнести модерацию комментариев в блоге. Оптимально автоматизировать такие задачи, например, внедрять защиту от спама. Делегировать тоже можно, но автоматизация обойдется дешевле в долгосрочной перспективе.
• Малоквалифицированная. Вы уже выросли из подобной работы - она Вам не интересна, но выполнять ее все равно требуется. Делегируйте ее менее опытному коллеге, а сами займитесь проектами посложнее.
• Относительно сложная и требующая много времени. Вы можете делегировать ее другому фрилансеру, предварительно потратив какое-то время на обучение сотрудника. Зато когда он сможет самостоятельно выполнять данную работу, Вы освободите уйму времени на другие дела!

Где искать исполнителей:

• Биржи удаленной работы - позволяют быстро найти практически любого исполнителя. Однако придется попотеть, чтобы выбрать достойного работника. На биржах много новичков, поэтому не переживайте, если человек знает не все, что Вам нужно. Найдите ответственного фрилансера и обучите его всему необходимому, после чего делегируйте полномочия.
• Сообщества фрилансеров в социальных сетях - позволяют подобрать хорошего работника.
• Форумы для фрилансеров - место, где общается много профессионалов. Можно найти опытного специалиста, но вряд ли он будет доступен по стоимости услуг.

Иногда получается найти достойного работника через личные связи и контакты, знакомых фрилансеров, дав объявления в сообщества студентов в сети Вконтакте.ру.
Главное - делегировать обязанности ответственному человеку, желательно с каким-то опытом. Некоторые молодые специалисты без опыта (студенты, выпускники ВУЗов) отличаются завышенными требованиями и низкой квалификацией - за простейшую работу будут требовать золотые горы, при этом могут срывать сроки, требовать, чтобы с ними "няньчились" и т.д.
Те, кто уже имеют опыт, более адекватны и в общении, и в работе. Они надежнее, и действительно делают свое дело на совесть.

Как правильно делегировать полномочия?

Следуйте нашей инструкции:

1. Определите, какие виды работ Вы можете делегировать другим людям;
2. Сформируйте требования к сотрудникам, учитывая характер их работы. Ваши требования должны быть сделаны в виде инструкций, в которых описаны:
   • Основные обязанности сотрудника;
   • Его полномочия (например, он может купить фотографии в фотобанке для выполнения работы по поддержке группы в социальных сетях);
   • KPI (показатели, по которым оценивается качество и эффективность выполненной работы);
   • Ответственность в случае нарушения сроков, снижения качества работы (если Вы сторонник штрафов);
   • Типичные проблемы и действия в случае их возникновения.
3. Определите уровень оплаты, который Вы можете предложить сотрудникам, и варианты мотивации (сдельная оплата, премии, бонусы за достижение определенных KPI);
4. Сопоставьте Ваши требования и уровень оплаты с рыночными показателями. Вы можете обнаружить, что хотите нанять работников дешевле рынка, что маловероятно, или наоборот – переплатить за то, что стоит меньших денег;
5. Найдите сотрудников и протестируйте их. Бывают ситуации, когда нужных специалистов очень мало или нет на рынке – тогда можно взять мотивированного человека и обучить новой для него работе;
6. Возьмите сотрудников на испытательный срок;
7. Не делегируйте сразу много задач – вводите сотрудников в курс дела постепенно;
8. Работайте с теми, кто хорошо себя зарекомендует.

Полезные советы по делегированию работы

• Донесите до сотрудника, что от него требуется и какие полномочия у него есть для выполнения работы. Каждый специалист должен понимать зону своей ответственности, какие решения он может принимать самостоятельно, а какие должен предварительно согласовать;
• Готовьте подробные технические задания для исполнителей. Убедитесь, что сотрудники правильно поняли, что от них требуется – иначе могут сделать не то, что нужно, или не так, как надо.
• Контролируйте работу в процессе ее выполнения. Не реже одного раза в день связывайтесь с каждым помощником, чтобы узнать, как у него продвигаются дела, не возникли ли какие-либо вопросы или проблемы, которые мешают выполнить работу вовремя.
• Проводите тренинги с сотрудниками, обучайте и развивайте их, чтобы делегировать более сложные задачи и освобождать больше времени для тех задач, которые Вы не можете поручить другим специалистам;
• Не стремитесь зажимать исполнителя. Исполнитель, который получает достойную оплату своей, пусть простой работы, будет стараться выполнять ее качественно и в срок. Что Вам как работодателю и нужно.
• Не пытайтесь найти исполнителей за копейки – они сорвут сроки, исчезнут или сделают брак. Платите хорошо, и тогда Ваши шансы получить качественный результат многократно возрастут.
• В первое время после найма людей Ваша загрузка может вырасти, а прибыль – упасть. Это нормально, поскольку людям требуется время, чтобы научиться выполнять свою работу и разгрузить Вас. Пройдет 3-4 месяца, и Вы увидите, что у Вас стало больше свободного времени, а число проектов, которое Вы можете обрабатывать, выросло.

Снимите с себя головную боль из-за мелочей, делегируя задачи другим людям. Занимаясь проектированием и разработкой стратегии, Вы становитесь настоящим бизнесменом, а это открывает перед Вами совсем другие перспективы.