Профессия бизнес-ассистент

Эта специальность подходит новичкам и людям без опыта. Она позволяет работать как в офисе, так и удаленно. Задача специалиста – помогать руководителю в организации работы. Ассистенты с опытом могут получать до 100 тыс. рублей в месяц.

В статье расскажем, что это за профессия, какие знания и навыки в ней требуются, где искать такую работу.

Содержание статьи:

• Бизнес ассистент: кто это и чем занимается?
• Отличия от личного помощника
• Плюсы и минусы профессии
• Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?
• Что нужно знать и уметь?
• Как стать бизнес ассистентом?
• Где найти работу?

• Как найти ассистента?

Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?

Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.

Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:

• Составление графика руководителя.
• Контроль исполнения поручений.
• Организация переговоров и ведение протокола встреч (запись, кто и что сказал, о чем договорились стороны).
• Поиск информации и подготовка аналитических записок с выводами.
• Ведение деловой переписки. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
• Проверка документов, которые поступают на подпись руководителю.
• Поиск подрядчиков. Например, для разработки сайта.
• Планирование командировок. Бронирование билетов на самолет, отелей, заказ трансферта.
• Выполнение иных поручений: куда-то съездить, забрать документы, что-то привезти или увезти, встретить людей в аэропорту.

• Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.

Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).

Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.

Отличия бизнес-ассистента от личного помощника

Бизнес-ассистент заточен на решение деловых задач. Он должен понимать, что такое бизнес-процессы, уметь вести деловую переписку и знать особенности делового этикета.

В обязанности бизнес-ассистента могут входить задачи, связанные с решением личных вопросов. Но обычно их немного – не более 10% от всех поручений. В отличие от личного помощника, который основное время тратит на решение личных вопросов.

От бизнес-ассистента требуется больше навыков и знаний. В ряде случаев он также берет на себя функции HR-менеджера, может вести переговоры с подрядчиками, проверять документы и решать другие задачи, которые личный помощник не выполняет.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы	Минусы
Можно найти работу без опыта при наличии нужных знаний и навыков. Есть вакансии, где не требуется высшее образование (но чаще оно нужно). Возможность работать удаленно, из дома. Много разнообразных задач. Профессия подходит для молодых специалистов. Руководитель может выплачивать персональные премии.	Небольшие относительно других интернет-профессий зарплаты. Ненормированный рабочий день. Срочные задачи могут появиться в выходные. Необходимость постоянно быть на связи. Высокий уровень стрессов. Отпуск требуется согласовывать с руководителем.

Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?

Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам могут платить от 30-40 тыс. рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 тыс. рублей в месяц. В крупных организациях она доходит до 70-80 тыс. рублей. К этой сумме могут прибавляться премии, которые руководитель выплачивает в случае успешной работы.

Больше зарабатывают бизнес-ассистенты в международных компаниях и фирмах, работающих с иностранцами. В этом случае сотрудник должен знать английский, а часто – несколько иностранных языков. Заниматься переводами и переговорами на английском. За такую работу могут платить порядка 100 тыс. рублей в месяц.

На фрилансе ставка почасовая. Она может составлять от 100-200 рублей в час и выше в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, свои услуги удаленные бизнес ассистенты часто предлагают на сайте Кворк.

Что нужно знать и уметь?

Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-ассистента.

Что требуется знать и уметь

Личные качества, которые нужны помощнику руководителя

Уметь вести деловую переписку. Составлять расписание и планировать рабочий день директора. Обладать грамотной устной и письменной речью. Знать деловой этикет. Быстро печатать на компьютере. Идеально – владеть десятипальцевым методом печати. Желательно иметь высшее образование, но могут взять на работу без него. В случае работы с высшими руководителями (ТОП-менеджерами) требуется иметь опыт работы на позиции ассистента от 2-3 лет. Знать офисные программы: Word, Excel. Уметь обращаться с офисной техникой. Знать основы делопроизводства.

Уметь доводить дела до конца. Организованность. Ответственность. Умение работать над несколькими задачами одновременно. Высокая скорость работы. Отсутствие лишних амбиций. Гибкость. Устойчивость к стрессам и критике. Умение общаться с людьми.

Как стать бизнес-ассистентом?

Если нет опыта или высшего образования	При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.	Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.

Рекомендации, как пройти собеседование:

1. Найдите информацию о потенциальном работодателе. Узнайте, чем занимается компания. Вам могут задать об этом вопросы.
2. Будьте пунктуальны и вовремя приходите на собеседование.
3. Постарайтесь не высказываться резко или категорично. Важно быть вежливым и тактичным. Вас могут специально провоцировать, чтобы проверить реакцию на стрессовые ситуации.
4. Заранее подготовьте рассказ о себе. Подумайте, что вы ответите, если вас спросят о сильных и слабых качествах. Или зададут вопрос, почему вы хотите стать бизнес ассистентом.

5. Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).

Где искать работу?

• Вакансии офисной и удаленной работы можно найти на сайтах HH.ru, Яндекс.Работа. Здесь размещаются предложения как для опытных соискателей, так и людей без опыта. Много вакансий удаленной работы встречается в московских компаниях, поэтому не ограничивайте поиск городом, где живете.
• В интернете есть сервисы, предлагающие услуги удаленных помощников. Можно отправить туда резюме.

• Свои услуги можно предлагать на сайте Кворк. Там нужно зарегистрироваться и добавить в каталог информацию о том, что вы можете делать и сколько стоит ваша работа. Например, по переводу текстов или выполнению поручений.

Где найти бизнес ассистента?

• Традиционный способ – разместить вакансию на сайте HH.ru.
• Если вам требуется удаленный сотрудник, добавьте вакансию на сайт Kadrof.ru. Это бесплатный сервис для работодателей.

• Разовые услуги проще заказывать на биржах, например, Кворк. Нужно найти в каталоге то, что требуется сделать, и оформить заказ. Фрилансер его выполнит и после приемки получит деньги.